先生の「小ワザ」大公開！#2 テンプレ作成＆データ整理でスムーズな新学期を！
学年末から新年度にかけて、学校の先生方はものすごく忙しい日々を過ごされると思います。そこでプランプランでは、少しでも先生方がラクに仕事を進められるように、先生方の「小ワザ」を調査するアンケートを行いました。集まったいろいろな「小ワザ」をご紹介していきます！第二弾は、Google ClassroomなどICTツールの使い方に詳しい古川俊先生に教えていただいた「小ワザ」をご紹介します。
今年度につかったテンプレートを整理しておこう！
来年度も使えるデータの準備をしておくのがよいとのこと。
まずは今年度に使った名簿や成績表、座席表などを複製して、名前の部分だけを空欄にしておきましょう！
名簿や週案のテンプレートはプランプランの記事でもご紹介していますが、成績をつけるための表や、座席表もデータで作っておくと良いのですね。
座席表にはさらにコツがあるそうで…
座席表は、数字を入力すれば名前が出るように作っています。前から見た席順のシートを作成すれば、後ろから見た席順のシートの形にも出力できるように数式を入れています
とのこと。
座席表は教室の前から見た席順のものを普段使っていても、研究授業等で教室に来る先生方のために後ろから見た席順のものが必要になるときもあります。そういうときのために、どちらのものもすぐ作成できるようになっていると便利で、時短になりますね。
紙の資料はスキャンして取り込もう！
学期中にはたくさんの資料が紙で配布されるということもありますが、紙が多いと整理整頓も大変になってきます。
紙でしかもらえない資料は、スキャンしてデータ化し、原本の紙は処分するようにしています。そのとき必ず、年度や行事名などをファイル名に入れるようにしておくといいですよ！
ただスキャンして終わりではなく、ファイル名をきちんとつけておくことが重要です。
フォルダをきちんと階層ごとに分けておくともちろんわかりやすくなりますが、ファイル名をきちんとつけていれば、検索するだけでデータが見つかるようになります。
実際のファイルにテプラを貼るようなイメージでファイル名をつけていくとわかりやすいですよね。
たしかに、ファイル名がきちんと整理されていれば、自分のファイルも検索できるようになるのですね。
フォルダの階層をきれいに分ける方もいらっしゃると思いますが、そこにこだわらなくても良くなってくるのかもしれません。
他にも細かい準備はいろいろ！
年度をまたぐにあたって確認しておくことなどを挙げていただくと、
- Google Classroomの今年度分をアーカイブし、来年度のクラスを新たにつくっておく
- Googleカレンダーに学校行事をインポートしておく
- 係や当番の表を作っておく
- 担当する授業の教材研究を始める
などがありました。
年度末から新年度が始まるにあたって作成するものはたくさんありますが、同じ学年を担当する先生などと協働して、テンプレートや作成したデータなどを共有する体制を作っておくと、仕事が進みやすくなるといいます。
個人のこだわりがあるものは自分で作るのが一番ですが、基本になるものを分担して作成し、共有して活用する習慣を付けておくと、新学期がスタートしてからも働きやすくなるかもしれません。
テンプレート活用＆データの整理でスムーズな新学期を！
今回は、古川先生から教えていただいた「小ワザ」をご紹介しました。テンプレートは一度作ってしまえば翌年以降はカスタマイズしながら継続して使っていくことができますし、紙やデータの整理も時間があるタイミングでやっておきたいことですよね。また、同僚の先生方と作ったものを共有することができる体制を整えておくのも先々の自分たちを助けることになりそうです。できることから取り入れてみてはいかがでしょうか。
横浜市立公立小学校講師、大学非常勤講師。経済産業省の実証事業で17自治体とGoogle Workspaceを活用したオンライン学習での出席・学習評価モデルづくりのシステム設計を行う。著書に「いちばんやさしい Google Clasroomの教本」がある。
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